Condomínio bem preservado e valorizado é condomínio que sempre passa por obras de reforma, atualização e outras. Na maioria das vezes, os investimentos necessários precisam ser aprovados em assembleia condominial e aí entra todo o jogo de cintura do síndico que deve, não somente aprovar obras em assembleia, mas argumentar em favor das manutenções em geral e garantir os quoruns exigidos por lei.
Hoje vamos ver algumas dicas sobre como fazer assembleias produtivas e evitar os desentendimentos tão comuns nessas reuniões.
As benfeitorias são necessárias nos condomínios para manter os espaços e equipamentos das áreas comuns sempre em dia, funcionando direitinho, bem cuidados e prontos para o uso dos moradores.
Os investimentos para manutenções e obras devem passar por um processo de aprovação em assembleia, em cumprimento à lei. Desta forma, o síndico não corre o risco de ser alvo de questionamento quanto à legitimidade da benfeitoria aprovada.
As obras são classificadas em “necessária”, “útil” ou “voluptuária”, segundo o artigo 1.341 do Código Civil. Confira o detalhamento sobre isso e sobre o quórum necessário para as aprovações lendo este nosso post.
Veja agora 22 dicas essenciais para realizar reuniões produtivas e aprovar obras em assembleia
1. Planeje
Faça um planejamento da reunião por escrito e com antecedência junto com o conselho.
2. Antecipe-se
Garanta que os participantes recebam todos os documentos necessários antes da data da reunião para que possam avaliar o que será discutido.
3. Convide a administradora
Convide o assessor de condomínios para participar da assembleia e ajudar na condução dos assuntos programados.
4. Divulgue
Use todos os meios para ter certeza que todos vejam o convite para a assembleia.
Vale carta (principalmente para os mais idosos), e-mail, site do condomínio (se houver), mensagem via celular e cartaz no elevador.
5. Fale com os moradores
Na medida do possível, converse com alguns moradores incentivando-os a participar.
6. Faça uma pauta
Elabore uma pauta de temas e coloque no convite para que todos saibam de forma clara e objetiva o que será discutido.
7. Prepare-se
Prepare-se com dados numéricos e razões para a realização das obras em questão para convencer os participantes da reunião de sua importância e questões jurídicas envolvidas.
8. Converse com o conselho
Antes da reunião, converse com os conselheiros fiscais para que todos defendam as mesmas posições.
9. Atenção para a data da assembleia
Evite agendar assembleias para os finais de semana e em datas próximas a feriados ou de eventos que possam disputar a atenção dos participantes, como o último capítulo da novela das oito.
10. Facilite a conversação
Disponha as cadeiras em círculo de modo que um veja o rosto do outro. Isso facilita o entendimento.
11. Acolha os moradores
Coloque água e café na sala de reunião. Assim as pessoas se sentem acolhidas.
12. Teste os equipamentos
Se for usar apresentações em Power Point e data show, faça antes testes para ver se tudo está funcionando bem.
13. Seja pontual
Seja sempre pontual com a hora do início da reunião, respeitando aqueles que chegaram no horário.
14. Preveja um horário para encerrar a assembleia
Estipule o tempo que deve durar a reunião. Cerca de duas horas é o recomendado.
15. Presidente e secretário
Defina o presidente da mesa e indique um secretário para redigir a ata da assembleia.
16. Inscrição antecipada
Se perceber que o tema a ser tratado é muito polêmico, peça para todos fazerem inscrição antecipada para se manifestarem.
17. Convicção é essencial
Durante a reunião, esteja atento às críticas e opiniões diferentes da sua e seja firme na sua argumentação, mas não rude.
18. Conheça as regras
Tenha em mãos a convenção e o regulamento e use-os para esclarecer pontos de divergência.
19. Foque na pauta
Não deixe que as discussões de assuntos fora da pauta se prolonguem.
20. Não tome partido
Se houver debates mais calorosos, administre de forma a não tomar partido, procurando esclarecer que dúvidas e posições diferentes são naturais, mas que a maioria vence.
21. Facilite o entendimento
Tenha em mãos um resumo das principais decisões para ler a todos, garantindo entendimento e poder responder alguma dúvida que tenha persistido na cabeça de algum participante.
22. Baseie-se na Convenção Condominial
Nos conflitos, use argumentos que estejam no Regimento Interno e na Convenção Condominial.